Las empresas deben estar preparadas para reaccionar en cualquier momento ante situaciones imprevistas que puedan interrumpir la operación del negocio. Y nos referimos a cualquier situación inesperada, desde un desastre natural, un ciberataque o una pandemia. En este artículo, te brindaremos consejos sobre cómo preparar a tu empresa con un plan de continuidad de negocio.

 

A menudo, las empresas centran sus esfuerzos en la mejora de la productividad y el aumento de las ventas. Sin embargo, otro aspecto fundamental que muchas veces se deja de lado es la planificación de la continuidad del negocio. Durante la pandemia de COVID-19 se evidenció la importancia de contar con un plan de continuidad de negocio ya que lamentablemente vimos a muchas empresas cerrar  temporalmente sus puertas o incluso a cerrar definitivamente. Sin embargo, algunas de las que contaban con un plan de continuidad de negocio lograron mantener sus operaciones y adaptarse rápidamente a las nuevas circunstancias.

 

“La crisis del Covid-19 se ha llevado por delante algo más de 207.000 empresas, una de cada seis, y ha obligado a echar el cierre a 323.000 autónomos, el 10% del total, en los primeros 6 meses.”  CincoDías

 

¿Qué es un plan de continuidad de negocio?

Un plan de continuidad de negocio es un conjunto de estrategias y procedimientos debidamente documentados, que, si se prepararon y comunicaron apropiadamente, permitirán a una empresa seguir operando de manera efectiva durante y después de una interrupción no planificada.

 

Objetivo del plan de continuidad de negocio

El objetivo principal de un plan de continuidad es minimizar el impacto negativo que una interrupción del funcionamiento pueda tener en la empresa, sus empleados, clientes y proveedores.

 

El minimizar tiempos de inactividad, disminuirá el impacto financiero y de pérdida de información crítica ante estos incidentes. Además, repercutirá positivamente en la imagen y reputación de la empresa, generando más confianza por parte de los clientes y eventualmente de los posibles inversores. Asimismo, el plan puede evitar sanciones contractuales por incumplimiento en la entrega de productos o servicios.

 

¿Las empresas pequeñas también necesitan un plan de continuidad de negocio?

Es un error común pensar que solo las grandes empresas necesitan planes de continuidad del negocio. En realidad, todos los negocios, independientemente de su tamaño, deben considerar la implementación de medidas para garantizar su continuidad en caso de desastre. La estrategia que cada organización adopte variará en función de sus necesidades y recursos.

 

Por ejemplo, en el ámbito tecnológico, una empresa más grande puede optar por invertir en un centro de respaldo alternativo que incluya comunicaciones, sistemas y servidores en una ubicación remota, mientras que una empresa más pequeña puede preferir la realización de copias de seguridad en la nube.

 

“Debemos tener en cuenta que el término continuidad del negocio no hace referencia exclusivamente a aspectos relacionados con las tecnologías de la información.” INCIBE

 

¿Cómo comenzar a preparar a tu empresa con un plan de continuidad de negocio?

Vamos a compartir tres pasos primordiales para seguir si aún tu empresa no tiene un plan de continuidad de negocio, o si ya lo tiene en etapa inicial, o si lo tiene desactualizado.

 

Evalúa todos los posibles riesgos y amenazas

 

Algunas veces es difícil pensar en desastres que tienen muy baja probabilidad de ocurrir, pero, piensa que es mejor prevenir que lamentar.

 

A la hora de realizar una evaluación de riesgos debes tomar en cuenta situaciones como pandemias, desastres naturales, ataques por ciberdelincuentes, interrupción del servicio eléctrico, fallas en el sistema de información, problemas con proveedores y otros.

 

Una vez que hayas identificado las posibles amenazas, es importante evaluar el impacto que cada una de ellas tendría en tu empresa. Esto te ayudará a priorizar las amenazas y a enfocarte en las más críticas. Por ejemplo, un ciberataque podría tener un impacto significativo en tu negocio si se interrumpe el acceso a los sistemas críticos, como el correo electrónico o las cuentas bancarias.

 

Desarrolla y prueba el plan de acción

 

El plan de acción debe incluir todos los pasos específicos que se tomarán en el caso de un desastre, para asegurar la continuidad de las operaciones o reanudarlas lo antes posible, garantizar la seguridad de los empleados y proteger los activos de la empresa. También se recomienda incluir en el plan un apartado de comunicación para mantener a los clientes y proveedores informados durante y después del incidente. Si nunca has trabajado con un plan de continuidad de negocio, te recomendamos asesorarte con expertos antes de comenzar.

 

“La norma ISO 22301 es una norma internacional de gestión de continuidad de negocio, la cual brinda buenas prácticas y formas para llevar a cabo la gestión de la continuidad de negocio.”

 

Una vez que hayas desarrollado tu plan de continuidad de negocio, es importante que lo pruebes para asegurarte que funciona y que no quedó alguna deficiencia en el proceso.  Muchas veces hay que realizar varios simulacros hasta llegar a un nivel de efectividad aceptable, realizando correcciones y detectando necesidades de capacitación durante el proceso.

 

Y recuerda, que el plan de continuidad de negocio se debe revisar y actualizar regularmente, para que se mantenga al día con los cambios y avances de tu negocio.

 

Comunica el plan y asigna un equipo responsable

 

Es indispensable que todo el personal de la empresa tenga conocimiento del plan de continuidad de negocio y de su importancia, para esto se deben incluir formaciones y simulacros periódicos. Cada quién debe tener claro su papel en la implementación del plan y saber cómo acceder a los recursos y herramientas necesarias en caso de tener que ponerlo en práctica.

 

Adicionalmente, en empresas medianas y grandes, se recomienda asignar a un equipo responsable del plan de continuidad. Este equipo debe incluir a personas con experiencia y conocimiento en áreas críticas del negocio, y deben estar capacitados para actuar y coordinar al resto del personal en caso de una emergencia.

 

En conclusión, preparar a tu empresa para situaciones imprevistas con un plan de continuidad es esencial para garantizar la supervivencia y el éxito de tu negocio.